帳票整理はアナログ＆デジタル

帳票整理といっても、その大半は領収書や発注書になるでしょう。 基本的には領収書などの経費に関係する書類については10年(7年の管轄もあるけど)の保存期間が設けられています。 最近は電子決済やネットでの取引も増えているため、領収書やレシートをネットで発行したりしなければなりません。

アナログの紙ベースの領収書は忘れにくいのですが、紛失する危険性は高いです。反面、デジタル帳票は複製が可能なので、メールやサーバーに保存されていれば、実質なんどでも複製または再発行が可能です。ただ、デジタル帳票は忘れやすい点もあったり領収書を発行していない場合もあるので、クレジット決済や通帳などのほかの証書を保存しておく必要があるので、注意が必要です。

あとは法人各と代表者個人のお金のやり取りも、帳票や帳簿入力が必要になるので、こまめな伝票管理が必要です。

• どちらにしても会計ソフトで管理することがまずはいちばん効率的になるでしょう。

帳票、アナログは失くさない、デジタルは忘れない。

帳票は事業と直結している

各種帳票は自社の事業形態がそのままわかるようになります。

どこにいくら費用を支払って、どこから売上収益を得ているのか。可能な限りシンプルな構造にしておくと帳票管理や経理業務は各段に負担がなくなります。 売掛金や買掛金などもできるだけ長期にならない取引先や方法を導入することにより、煩雑は計算や処理、計上忘れなどを軽減します。

あわせてビジネススタイルも変更できるようであれば、できるだけ煩雑な取引が発生しないように変化させていくこともできます。 伝票類におわせて事業資源が目減りしてしまうのであれば、本末転倒になります。 また常にあたらしい顧客獲得や市場戦略にも直結するので、伝票類の流れを変えながら再現性のある企業維持にもシフトすることが可能です。

なによりも帳票は売上や支出の割合や依存度もわかるので、自社の事業を客観的に分析する大きなデータともなりますので、帳票整理を通して事業全体の改善や革新にも役立てる前提で取り組むと、単なる経理雑務以上のおおきな付加価値を生むはずです。

帳票整理は事業分析の客観的データ分析資料になる

帳票ルーチンで事業資源を確保しよう

とはいえ伝票類の整理や管理は、本来の事業には直結しない、雑務全般の業務になります。 書類の管理に時間や労力を取られると、本来やるべき仕事に投資する事業資源に影響してしまいます。

• ですので、帳票整理は必ずルーチン化して、同じ仕組みで管理することを推奨します。

たとえば、レシート類なら必ずクリップやファイルなどに日付順に並べてまとめておき、月末に会計ソフトに入力する規則にしておいたり、その他の電子帳票はフォルダ分けして日付などをファイル名につけて保存しておくなどです。

固定費類は金額は変動することはありますが、必ず決まった書類が発生するので、万一忘れてもすぐに発行して管理できるような状態にしておくことが望ましいです。

また社内のだれが管理してもわかるくらいに、備忘メモやスタッフのみが閲覧できるサイトなどで手順などを保存しておくとよいでしょう。 1年に一度しか行わないので、できるだけわかりやすく手順をまとめておくことがおすすめです。

伝票管理はルーチン化して事業資源を確保

決済の度に領収書もルーチン化

お金を支払ったり、購入が決定して決済処理がされた時点で、その都度、領収書をもらう、または発行する習慣を身につけましょう。

一年を通してみると、ネットで購入したものやネット決済の帳票類が意外に存在していなことも多いはず。発生主義でかまわないので、かならず決済や商品やサービスを受け取りが起こった度に「領収書を発行すべし」と習慣づけることですね。

忙しいと特にネット決済についての帳票を忘れがちですが、できれば期首の多忙なタイミングでも帳票を念頭に手続きをすると結果としては決算期を余裕をもって迎えることができやすくなるでしょう。

リアルでの買い物だとレシート領収書があるけどネット決済は忘れやすいので注意