本社移転のおおまかな流れ

合同会社の本社所在地を移転する場合の全体のおおよその流れです。 この流れは当社で実際に移転した際の工程になるので、参考にする場合は会社ごとの実情に応じて参照ください。

本社移転の各工程とフロー

1. 移転先の決定と引越し
2. 法務局への移転登記申請
3. 税務署への移転申請
4. 都道府県、市区町村事務所への移転申請
5. 年金事務所、労働基準監督署等への移転申請
6. 銀行や郵便局の各種の移転申請と対応

住所を変更するだけでも随分手続きが必要です。 公的機関は登記変更した時点で履歴事項全部証明書が更新されるので、一括で変更できないのがなんとも不可解ですね。(結局同じ書類を発行するだけなんですし、法務局のサイトからデータベースでも確認ができるので)

また、法人に限らずですが公的な機関へ登記・登録されている住所と、主に民間企業サービスへの契約住所は、住所の考え方が違うので注意が必要です。

民間サービスでも銀行口座などの住所変更は履歴事項全部証明書が必要になるので、住所移転の登記が完了後でないと変更できない契約があるので注意が必要です。

移転先が決まり、実際に移転したら2週間以内に法務局へ申請

移転先の決定と引越し

まずは移転先と決定と、具体的に必要な引っ越しを行います。 企業で実情にあわせて移転先や実際に引越しが必要な場合は業者選定など結構たくさんの準備が必要です。

本社移転については、“本当に移転する必要があるのか”をよく考えて、どうしても移転しなければいけないという状況であるかを判断して行った方が良いでしょう。 小規模事業体でも、手続きがたくさんあり業務リソースがある程度の割合削減されてしまうためです。

実際に移転先の正式な契約と引越し全般が完了してから法務局への移転登記申請(移転から2週間以内)が可能になります。 同じ法務局管轄内の場合は、登記費用がなぜか2倍の6万円必要になりますので、場所のこだわりが必要ない場合などは知識として覚えておいてもよいかもしれません。

企業に出資者や出資企業がある場合は、事前に総社員(出資者)全員に確認して移転先の同意を得ておき、定款で定めた業務執行役員の半数以上の承認が必要です。 大抵の場合は代表者と業務執行役員が同一で、意思決定がすべて代表社員で判断できる場合は法務局への移転登記申請書工程で作成します。

出資者も代表社員と親族や自社企業など代表社員のみの意思決定で可能な場合でも、総社員や業務執行役員が複数の場合は、念のため事前に同意と署名捺印をもらっておきましょう。

総社員や業務執行役員が複数の場合、以下2点を作成しておく

• 総社員の同意書
• 業務執行社員の過半数の一致があったことを証する決定書

実際の移転が済んだら、すぐに法務局への移転登記申請

法務局への移転登記申請

本社機能の実際の移転が完了したら、2週間以内に法務局への移転登記申請書を提出します。

登記申請書は法務局が同じ場合は管轄内用の申請書1部と3万円、別の管轄への移転の場合は各法務局への申請書とそれぞれの登記手数料3万円、つまり6万円が必要です。

提出書類は昨今簡略化されてきているため、最新の必要書類や形式を確認しておきましょう。

• ３　商号・目的の変更，本店移転（法務局）

http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#3-3

上記URLから申告書をDLして、必要事項を記入して申請します。

• 本店移転登記申請書(管轄外移転の場合は書式の異なる2部)
• 総社員の同意書
• 業務執行役員の過半数一致の決定書
  (※代理人提出、原本還付請求の場合は上記のほか委任状が必要)

管轄外への登記の場合は、あらたに法人の印鑑登録が必要ですので、移転先の管轄法務局であわせて提出できる場合があるので、先に管轄外へ提出するほうがよいでしょう。

• 法務局への移転登記申請については下記の記事が詳しく説明

わかりやすい合同会社の住所移転-法務局編

法務局への移転登記申請は入口の手続き。To be continued…

税務署への移転申請

法務局への本社移転届が受理されたら、税務署へも異動届の申請を行います。 移転前の元の税務署と移転後の税務署の管轄が異なる場合でも、移転前の旧管轄の税務署にのみの提出で完了です。

• 『平成29年4月1日以後の納税地の異動等により、以下の対象届出書等を提出する場合、異動後の所轄税務署への提出が不要となりました。」

• 2017年法人設立届出書等について、手続が簡素化されました

https://www.nta.go.jp/information/other/data/h29/kansoka/index.htm

名目本店を利用されている場合は、移転前の本店所在地管轄の税務署と、実際の事業所が異なる場合など複数の場合は、それぞれ移転前に申請している税務署にそれぞれ提出します。

• 異動届出書(税務署用)
• 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は納税地の変更か名称等の変更があった場合のみ提出が必要なので、給与支払い事務所等の納税の変更がない場合は不要なようです。

窓口の直接申請、郵送、電子申告のいずれかで申請します。

税務署へは添付書類は不要ですので、移転後すぐに申請しておきましょう。

都道府県税事務所、市区町村への移転申請

都道府県税事務所・市区町村役場へも異動届出書を提出します。 各役所への書類は、移転前と移転先が異なる場合はそれぞれに提出します。

都道府県税務事務所

異動届出書(税務事務所用) 登記事項証明書

市区町村役場

異動届出書(市区町村役場用) 登記事項証明書

東京都の場合は都道府県税事務所のみでOKです。 登記事項証明書がそれぞれ添付が必要なので、別途取得しておきます。

窓口の直接申請、郵送、電子申告のいずれかで申請します。

年金事務所、労働基準監督署等への移転申請

年金事務所や労働基準監督署へも、それぞれの異動届の申請を行います。 提出期限が「事実発生から5日以内」と日本年金機構に記載がありますが、名目本店のみの本店移転の場合で適用事業所の変更等がない場合は特に移転申請は必要ないようです。

年金事務所

労働基準監督署

とりあえず、公的機関の申請はここまでで完了

年金事務所は事業所の管轄が変更された時に申請が必要

銀行や郵便局の各種の移転申請と対応

取引先銀行や郵便局の届け出など、旧本店所在地で登録されていたサービスや機関へはそれぞれ申請を行います。 添付書類や申請方式は、各契約先等に個別に確認して提出します。

この機会に、住所変更した場合の変更先を一覧化しておくとよいでしょう。

事務所移転は慣れると？段取りは早い

• 法務局への移転登記申請については下記の記事が詳しく説明

わかりやすい合同会社の住所移転-法務局編